抽選の方法

第７回キッズ・ボールパークの募集では抽選をおこないます。

これまで応募多数で、かつ、先着順としていました。募集チラシが行き渡るにはタイムラグがあり、チラシを見た瞬間、すでに満員御礼という事例が多数報告されていました。

チラシを見るタイミングが、こども園、保育園、幼稚園等の各園の対応で変わります。それは場合によって、われわれの予期しない、園と保護者の間に軋轢を生むことになります。各園には秋の行事予定などタイトなスケジュールの中でチラシ配布をお願いしているところです。また、チラシを受取る児童の手の大きさからＡ４サイズでよいのかなどいろいろ考えます。

いずれにしても、まず、タイムラグに対しての答えの１つが、先着順から期日を切っての抽選となります。今回はその方向で準備しています。

しかし、詳細を検討するといろいろ課題があって、運営側からすると単純な先着順がいかに楽か、公平な抽選の難しさを徐々に理解している昨今です。

まず、開催日は10/26に決定していますから、そこからの逆算で、参加者の確定は９月末が理想です。各ご家庭の予定があると思いますが、キッズ・ボールパークは応募多数のイベントですから、１カ月前の９月末は１つのターニングポイントです。

幼稚園児は８月いっぱい夏休み、各園に周知をお願いするとすれば、９月になります。各園への周知方法は、公立５園は行政の仕組みがあります。私立幼稚園７園も連絡会があります。その他のこども園、保育所約50園にどう伝えるか。ちょうど９月半ばに全園対象とする連絡会があるとのことです。この連絡会をチャンスに募集チラシを配布する計画をたてています。

次に市政だより、9/20発行の10月号に掲載頂くようお願いしています。この号にあわせると抽選は10/10となります。募集160人全員をこのタイミングで抽選をするには、事務局として大変リスクです。

そこで、９月後半に１次抽選をおこない、遅れて応募した人を含め市政だより抽選を10/10に２次抽選します。1次抽選で半分以上決めます。1次でもれた方を含め2次抽選で最終決定です。ですから、早めに応募された方はＷチャンスとなります。

1次抽選では、八尾市内公立園、私立幼稚園、こども園を含む民間保育施設の園児すべてに募集チラシが行き渡っている状態にします。市外の園に通園している児童、園からうまくチラシが届かなかったご家庭には、市政だよりがたよりです。その意味で、2次抽選にもしっかりとした応募枠を設けておかないといけません。

事務局は公式LINEやSMSで応募受付します。受け取った申込みをエクセルの一覧表に組み直します。その一覧表にランダム関数で数値を付与します。ランダム関数の結果、数値の高い順から当選とします。当選リストができると、1軒ずつ当選の連絡です。落選者には二次抽選があること、二次抽選の後はキャンセル待ちであることを連絡します。

ネットやPCは使うものの、想定される約200軒の対応は1軒ずつのアナログ対応です。しかも初めての経験です。頑張ります！

参考：マイクロソフトサポート

https://support.microsoft.com/ja-jp/office/rand-%E9%96%A2%E6%95%B0-4cbfa695-8869-4788-8d90-021ea9f5be73